Met Tennis & Padel kun je dagtoernooien organiseren die uit één of meerdere onderdelen bestaan. Je bepaalt zelf hoe het toernooi wordt ingericht, welke onderdelen worden gespeeld, hoe deelnemers zich inschrijven en hoeveel wedstrijden er binnen de beschikbare tijd kunnen worden gespeeld. Bij een dagtoernooi worden de wedstrijden altijd op tijd gespeeld en tellen de gewonnen games.
Tennis & Padel helpt vervolgens met het maken van de wedstrijdschema’s, zodat je als beheerder niet alles handmatig hoeft in te delen en er papieren versies van moet maken.
Een nieuw toernooi aanmaken
Open in de beheerapp het menu Toernooien en klik op de +-knop.
Je komt nu in de toernooi-wizard terecht. Hier vul je eerst de algemene gegevens van het toernooi in:
- Naam van het toernooi
- E-mailadres van de toernooileiding
- Datum
- Starttijd
- Eindtijd
De start- en eindtijd zijn belangrijk, omdat deze later worden gebruikt om te bepalen hoeveel wedstrijden er binnen het toernooi kunnen worden gepland.
Bepaal hoe deelnemers zich inschrijven
Bij het aanmaken van het toernooi bepaal je waarvoor deelnemers zich inschrijven.
Er zijn twee mogelijkheden.
Inschrijven voor het toernooi
Deelnemers schrijven zich in voor het algemene toernooi. De toernooileiding bepaalt daarna in welk onderdeel iedere deelnemer wordt geplaatst. Deze optie is handig wanneer je als organisatie zelf de indeling van de deelnemers wilt bepalen.
Inschrijven voor een onderdeel
Deelnemers kiezen bij hun inschrijving zelf voor één of meerdere onderdelen.
Bijvoorbeeld:
- Padel;
- Tennis Enkel;
- Tennis Dubbel.
In dit geval wordt de inschrijving per onderdeel ingesteld.
De keuze voor de manier van inschrijven kan altijd later nog worden aangepast.
De inschrijving instellen
Wanneer deelnemers zich voor het hele toernooi inschrijven, stel je de inschrijving in bij het toernooi. Wanneer deelnemers zich rechtstreeks voor een onderdeel inschrijven, stel je deze gegevens bij het betreffende onderdeel in nadat je dat onderdeel hebt aangemaakt. De inschrijfinstellingen werken hierbij op dezelfde manier.
Je kunt onder andere instellen:
- wanneer de inschrijving opent;
- wanneer de inschrijving sluit;
- wat het inschrijfbedrag is;
- of inschrijvingen automatisch worden goedgekeurd;
- het maximale aantal deelnemers.
Wanneer de inschrijving al op toernooi niveau is ingesteld, hoef je deze niet nogmaals per onderdeel in te stellen.
De manier waarop deelnemers zich inschrijven kan ook na het aanmaken van het toernooi nog worden gewijzigd.
Onderdelen aanmaken
Ieder toernooi bestaat uit minimaal één onderdeel.
Het toernooi is het gehele evenement. Een onderdeel is een specifieke wedstrijdcategorie binnen dat toernooi.
Een toernooi kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- Padel Gevorderd;
- Padel Beginners;
- Tennis Enkel;
- Tennis Dubbel.
Ga in het toernooischerm naar Onderdelen en klik op de +-knop. Je komt nu in de onderdeel-wizard. Voor ieder onderdeel stel je afzonderlijk in hoe het wordt gespeeld.
Naam van het onderdeel
Geef het onderdeel een duidelijke naam.
Sport
Kies de sport die binnen dit onderdeel wordt gespeeld:
- Tennis Enkel;
- Tennis Dubbel;
- Padel.
Wedstrijdtype
Kies hoe de wedstrijden worden gespeeld:
- twee gewonnen sets;
- drie gewonnen sets;
- games.
Individueel of als koppel
Bepaal hoe deelnemers zich voor het onderdeel inschrijven. Bij Tennis Enkel wordt altijd individueel ingeschreven. Bij Tennis Dubbel en Padel kun je kiezen tussen:
- inschrijven als koppel;
- individueel inschrijven.
Individueel inschrijven bij dubbel of padel
Wanneer deelnemers individueel worden ingeschreven, worden tijdens het toernooi verschillende combinaties gemaakt. Een speler speelt daardoor niet steeds met dezelfde partner. De resultaten worden daarbij per individuele speler bijgehouden.
Het instellen van de inschrijvingen gebeurt op dezelfde manier bij de verschillende onderdelen zoals hierboven beschreven.
Beschikbare banen en wedstrijdduur
Hierbij geef je aan hoeveel banen er beschikbaar zijn voor het toernooi of het specifieke onderdeel. Ook geef je aan hoe lang iedere wedstrijd gaat duren. Deze gegevens zijn belangrijk voor het maken van de planning.
Het systeem gebruikt:
- het aantal beschikbare banen;
- de wedstrijdduur;
- de starttijd van het toernooi;
- de eindtijd van het toernooi.
Op basis hiervan berekent het systeem hoeveel wedstrijden en rondes binnen de beschikbare tijd kunnen worden gepland.
Deelnemers beheren
In het toernooischerm kun je alle deelnemers bekijken en beheren. Indien de deelnemers zich rechtstreeks hebben aangemeld voor een onderdeel open je dat onderdeel om daar de deelnemers te bekijken en beheren.
Je kunt hier onder andere:
- deelnemers bekijken;
- deelnemers aanwezig melden;
- deelnemers verwijderen;
- deelnemers toevoegen;
- deelnemers in een ander onderdeel plaatsen.
Wanneer deelnemers zich voor het volledige toernooi hebben ingeschreven, kun je ze vanuit hier verdelen over de verschillende onderdelen. Ook kun je hier deelnemers naar een ander onderdeel verplaatsen indien dat nodig wordt geacht. Je kunt de deelnemer dan vanuit het deelnemersoverzicht bij een ander onderdeel indelen.
Deelnemers op de dag zelf aanmelden
Op de dag van het toernooi kun je deelnemers als aanwezig markeren. Je maakt hierbij gebruik van een QR-code die in de beheeromgeving wordt getoond. Iedere deelnemer scant de QR-code met de eigen telefoon.
De deelnemer heeft nog niet betaald
Indien de deelnemer het inschrijfgeld nog niet heeft voldaan, gaat de deelnemer middels de QR-code door naar de betaalpagina. Na betaling is de deelnemer aangemeld en wordt die automatisch doorgestuurd naar het eigen onderdeel.
De deelnemer heeft al betaald
Indien de deelnemer het inschrijfgeld al heeft voldaan, wordt deze na het scannen van de QR-code (en daarmee het aanmelden) rechtstreeks naar het eigen onderdeel doorgestuurd.
Zo is het registreren van de aanwezigheid van deelnemers heel overzichtelijk en zien de deelnemers zelf eenvoudig waar ze moeten zijn voor hun wedstrijden.
Wedstrijdschema’s genereren
Wanneer het onderdeel volledig is ingericht en de deelnemers zijn aangemeld, kun je de wedstrijdschema’s maken. Zorg ervoor dat alle instellingen en indelingen goed zijn voordat je de schema’s genereert.
Klik hiervoor op Genereer schema’s.
Tennis & Padel maakt vervolgens automatisch de schema’s.
Bij het maken van de planning wordt rekening gehouden met:
- het aantal deelnemers;
- het aantal beschikbare banen;
- de ingestelde wedstrijdduur;
- de starttijd van het toernooi;
- de eindtijd van het toernooi.
Hierdoor worden alleen wedstrijden gepland die binnen de beschikbare tijd passen.
Hoeveel wedstrijden worden gepland?
Het systeem probeert binnen de beschikbare tijd zoveel mogelijk wedstrijden te plannen. Er wordt daarbij ook gekeken naar welke wedstrijden nog mogelijk zijn. Heeft iedereen binnen een schema al tegen iedereen gespeeld? Dan worden er geen nieuwe wedstrijden meer toegevoegd.
Het aantal wedstrijden wordt dus begrensd door zowel de beschikbare tijd en banen als door het maximaal aantal mogelijke onderlinge wedstrijden.
Tijdens het toernooi
Nadat de schema’s zijn gegenereerd, kunnen de deelnemers zelf op hun smartphone hun wedstrijden en de wedstrijden van hun onderdeel bekijken. Afhankelijk van of de deelnemers een Tennis & Padel account hebben.
Deelnemers met een Tennis & Padel-account kunnen vanuit hun onderdeel:
- hun wedstrijdschema bekijken;
- uitslagen van hun eigen wedstrijden invoeren;
- de actuele stand bekijken.
Wanneer een uitslag wordt ingevoerd, wordt deze automatisch verwerkt en zichtbaar voor de andere deelnemers. Bij een onderdeel waarbij individueel wordt ingeschreven voor dubbel of padel, worden de resultaten per speler bijgehouden.
Betalingen en inschrijvingen beheren
Net als bij een ladder heeft een toernooi aparte schermen voor Inschrijvingen en Betalingen. Bij de inschrijvingen kun je deelnemers en hun inschrijfstatus bekijken en beheren.
Bij de betalingen kun je:
- alle betalingen bekijken;
- een overzicht van de betalingen bekijken;
- individuele betalingen bekijken;
- betalingen restitueren.
Het volledige proces in het kort
Het organiseren van een dagtoernooi bestaat uit een aantal logische stappen:
1. Toernooi aanmaken
Vul naam, contactgegevens, datum en tijden in.
2. Inschrijfwijze kiezen
Laat deelnemers inschrijven voor het hele toernooi of rechtstreeks voor een onderdeel.
3. Inschrijving instellen
Bepaal onder andere de periode, het bedrag, de wijze van goedkeuring en het maximum aantal deelnemers.
4. Onderdelen aanmaken
Bepaal per onderdeel de sport, wedstrijdvorm en manier van inschrijven.
5. Banen en wedstrijdduur instellen
Deze bepalen samen met de toernooitijden hoeveel wedstrijden kunnen worden gespeeld.
6. Deelnemers indelen
Voeg deelnemers toe en plaats ze in het juiste onderdeel.
7. Schema’s genereren
Tennis & Padel maakt automatisch de wedstrijdplanning.
8. Toernooi spelen
Deelnemers bekijken hun wedstrijden en kunnen hun uitslagen invoeren.
9. Stand bijhouden
De resultaten worden verwerkt in de actuele stand van het onderdeel.
Samenvatting
Tennis & Padel neemt bij een dagtoernooi een groot deel van het planningswerk uit handen. Jij bepaalt als beheerder hoe het toernooi eruit ziet, welke onderdelen er zijn en hoeveel tijd en banen beschikbaar zijn.
Daarna maakt het systeem op basis van deze instellingen automatisch een passende wedstrijdplanning. Je houdt als beheerder ondertussen de mogelijkheid om deelnemers te beheren en waar nodig wijzigingen door te voeren.
Jij bepaalt de opzet => Tennis & Padel regelt de planning.